Dunia Kerja

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair (GA) dalam Perusahaan

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair dalam Perusahaan

General Affairs ManagementSegala urusan yang menyangkut kepentingan perusahaan harus selalu ada kejelasan baik dari tujuan maupun prospek kedepannya. Kejelasan tersebut harus dapat dibuktikan dengan dokumen maupun kenyataan, dalam hal ini tentu saja perusahaan juga memiliki divisi khusus yang mengatur urusan operasional kantor baik yang rutin maupun yang tidak terduga.

Divisi atau bagian dalam perusahaan yang mengurus segala hal tentang keperluan rutin dan mendadak dalam perusahaan adalah general affair atau yang biasa disingkat dengan GA. General Affair atau GA ini sendiri sebenarnya lebih berfokus untuk memberikan pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit. General Affair sendiri biasanya memiliki beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan juga pembelian, yang dimana keduanya mencakup maintenance serta pemesanan melalui vendor terpercaya.

Oleh karena seorang GA akan mengurusi keperluan kantor secara menyeluruh, keahlian wajib yang harus dimiliki adalah kemampuan komunikasi yang baik serta memiliki banyak relasi dan kemampuan manajemen yang baik dalam memutuskan setiap pemesanan, pembelian maupun pemeliharaan aset. Sebenarnya divisi General Affair dalam perusahaan hampir mirip dengan Tugas Staff Purchasing, namun dalam jobdesknya GA memiliki tanggung jawab yang lebih komplek dibanding staff purchasing. Kenapa? Karena GA lebih besar jangkauannya bukan hanya mengurusi persediaan barang namun juga aset dan operasional karyawan seperti plaform transportasi karyawan maupun uang saku dan perjalanan dinas.

Mungkin dalam beberapa konteks divisi GA disatukan dengan HR atau Human Resource karena memang kedua divisi ini memiliki pengertian dan jobdesk yang hampir mirip. Pada kesempatan selanjutnya duniakerja juga akan mengulas tentang tugas HR agar kalian dapat membedaan jobdesk dari kedua divisi yang hampir mirip ini. Nah agar tidak terlalu lama penasaran tentang apa sih sebenarnya Tugas danTanggung Jawab General Affair dalam perusahaan, langsung saja simak ulasannya dibawah ini.

Tugas dan Tanggung Jawab General affair

1 Melakukan Pemesanan

Barang atau aset yang ada dalam perusahaan tidak semuanya bersifat awet, seperti printer atau PC yang bisa saja rusak dimakan usia. Hal ini menjadi tanggung jawab General Affair dalam melakukan pembelian, yang tentunya tidak dilakukan asal beli karena seorang GA juga harus dapat membandingkan harga sebelum melakukan pembelian agar perusahaan juga bisa menekan biaya pengeluaran aset. Semakin rendah nilai pengeluaran perusahaan dalam pembelian aset maka dapat dipastikan bahwa kinerja divisi General Affair dalam perusahaan tersebut juga baik.

2 Melakukan Pembelian Rutin

Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen seperti printer, PC, AC ataupun beberapa barang aset lainnya yang mendukung operasional perusahaan, General affair juga bertugas untuk melakuka pembelian rutin. Pembelian rutin ini meliputi kebutuhan bulanan seperti air minum, tinta printer, kertas, ATK (Alat Tulis Kantor) dan beberapa barang berkala lainnya. Seperti pada poin pertama, tugas GA sebelum melakukan pembelian rutin juga harus menemukan vendor yang cocok dengan harga dan kualittas yang sesuai dengan perusahaan.

3 Melakukan Pembayaran Rutin

Pembayaran rutin dalam perusahaan meliputi pembayaran listrik, air, telepon, wifi/internet dan atau beberapa pembayaran rutin lainnya. Untuk poin ketiga ini seorang GA biasanya memiliki estimasi dana yang sudah terhitung dengan tepat karena pembayaran rutin keperluan kantor biasanya tidak berbeda nominalnya dengan bulan bulan sebelumnya. Biasanya untuk perusahaan besar, pembayaran rutin ini juga dilakukan secara otomatis melalui sebuah sistem karena sifat pembayarannya juga sudah terprediksi.

4 Pembayaran Tenaga Kerja Harian

Tidak seperti karyawan yang mendapat gaji pasti setiap bulan, pekerja harian lepas menjadi tanggung jawab GA. Divisi general affair memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian diluar gaji karyawan. Hal ini menjadi tanggung jawab general affair karena gaji harian karyawan lepas masuk dalam keperluan bulanan kantor dalam pembukuannya.

5 Pemeliharaan/Maintenance Asset

Selain melakukan pembelian barang atau asset, divisi GA juga bertanggung jawab dalam memelihara asset yang telah mereka beli. Hal ini dikarenakan agar para user atau pemakai asset perusahaan juga tidak secara sembarangan menggunakannya karena mentang mentang tidak ikut membeli. Oleh karena itu dalam perusahaan yang paling galak ketika menemui karyawan tidak menjaga asset perusahaan adalah divisi General Affair karena mereka lah yang bertanggung jawab ketika terjadi kerusakan asset perusahaan.

6 Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Divisi General Affair dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitupun ketika kantor atau perusahaan akan melakukan renovasi ataupun pembukaan kantor cabang baru. Karena renovasi kantor tidak dapat dilakukan secara asal asalan atau instan. Perlu pertimbangan mulai dari faktor kelayakan maupun estimasi dana yang sesuai. Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh pihak GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota dan juga faktur.

Demikian adalah sebagian besar tugas dan tanggung jawab general affair dalam perusahaan. Tidak menutup kemungkinan jika tugas mereka lebih banyak lagi tergantung kebijakan jobdesk yang diberikan oleh perusahaan kepada divisi General Affair. Divisi inilah yang sepertinya mempersulit pembelian kebutuhan kantor, namun sebenarnya divisi general affair ini malah yang paling dapat mengukur keberhasilan kantor atau perusahaan. Karena setiap perusahaan pasti akan selalu berusahan menekan biaya pengeluaran rutin, pengeluaran bulanan maupun pengeluaran pembelian asset untuk meminimalisisr terjadinya kerugian.

Terima kasih telah mengunjungi Dunia Kerja, semoga setelah membaca ulasan tentang Tugas dan Tanggung Jawab General Affair dalam perusahaan, kamu bisa mendapatkan pengetahuan dan wawasan yang bermanfaat tentang dunia kerja. Sampai bertemu pada kesempatan selanjutnya.

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair (GA) dalam Perusahaan | Setiawanaldilla | 4.5