Dunia Kerja

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Perusahaan

Tugas dan Tanggung jawab Sekretaris dalam Perusahaan

Tugas dan Tanggung jawab Sekretaris dalam Perusahaan

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Perusahaan

Pengertian Tugas Sekretaris – Posisi Sekretaris dalam sebuah perusahaan dapat dikatakan adalah merupakan posisi yang paling memiliki jam paling sibuk diantara lainnya. Bagimana tidak, fungsi sekretaris serta kegiatannya sangat tidak dapat dipisahkan dengan direksi atau pimpinan karena memang hubungan sekretaris dengan pimpinan memiliki kaitan yang sangat erat dari sisi pekerjaan. Tugas rutin sekretaris tidak pernah jauh dari dewan direksi baik itu Direktur Utama, Direktur maupun Komisaris perusahaan, selain mengurusi pekerjaan dengan dewan direksi seorang sekretaris juga masih memiliki kewajiban untuk mengurusi pekerjaan yang berhubungan dengan staff serta keperluan operasional perusahaan jadi bisa teman teman bayangkan sendiri bagimana padatnya tugas seorang sekretaris pada sebuah perusahaan.

Pengertian sekretaris secara umum adalah profesi administratif sebagai asisten atau pendukung yang merujuk pada karyawan kantor dan memiliki tugas rutin administratif serta tugas pribadi atasannya yaitu dewan direksi (Wikipedia). Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa syarat menjadi sekretaris perusahaan tidaklah mudah, seorang sekretaris harus memiliki semangat kerja yang tinggi serta ulet dalam bekerja dan juga harus memiliki mental yang kuat terhadap tekanan kerja agar job desk sekretaris yang ada padanya dapat dilaksanakan dengan maksimal sebagaimana mestinya. Posisi sekretaris tidak bisa dipegang oleh sembarang orang bahkan lulusan sarjana, oleh karena itu saat ini banyak yang mengambil jurusan sekretaris s1 untuk dapat menjadi sekretaris dalam sebuah perusahaan. Mungkin akan banyak muncul pertanyaan kenapa peminat sekretaris dalam Dunia Kerja tetaplah tinggi padahal jobdesk kerjanya sangatlah padat? Tentu saja dibalik padatnya jam kerja tersebut juga sangat sepadan dengan gaji sekretaris di perusahaan swasta. Perlu anda tahu gaji sekretaris fresh graduate sudah sepadan dengan gaji staff administrasi yang mungkin telah lebih lama bekerja dan mengabdi pada perusahaan, jadi bisa teman teman bayangkan sendiri bagaimana standar gaji sekretaris direksi ataupun gaji sekretaris ceo jika fresh graduate saja sudah memiliki gaji yang tinggi.

Pada kesempatan kali ini Dunia Kerja akan mengulas tentang Kewajiban Sekretaris serta Peranan Sekretaris dalam Meningkatkan Citra Perusahaan yang pastinya akan menambah wawasan serta pengetahuan teman teman tentang salah satu posisi yang memiliki peran penting dalam sebuah perusahaan. Seorang sekretaris bisa memiliki peranan penting dalam perusahaan dikarenakan hubungan sekretaris dengan pimpinannya yang tidak dapat dipisahkan, karena akan berpengaruh pada koordinasi seluruh perusahaan. Agar lebih tahu dengan jelas tentang tugas tugas sekretaris dalam perusahaan langsung saja baca rinciannya dibawah ini.

Kesimpulan Tugas Sekretaris dalam Perusahaan

A Tugas Sekretaris untuk Direksi

1 Menyiapkan Agenda Rapat Pimpinan

Seorang sekretaris bertugas menyiapkan agenda rapat pimpinan, hal ini dikarenakan sekretarislah yang mengetahui secara akurat jadwal pimpinan mulai dari kedatangan pimpinan ke kantor sampai perjalanan luar kota ataupun beberapa jadwal lain. Hubungan sekretaris dengan pimpinan sangatlah dekat dalam hal pekerjaan oleh karena itu agenda rapat akan disiapkan oleh sekretaris agar tidak berbenturan dengan agenda direksi yang lainnya.

2 Menerima Telepon Untuk Pimpinan

Ada banyak sekali keperluan perusahaan yang bersifat privat dan tidak boleh diketahui oleh sembarang orang bahkan staff atau karyawan perusahaan itu sendiri. Namun berbeda lagi dengan sekretaris, salah satu wewenang sekretaris juga adalah menerima telepon yang bersifat privat untuk direksi tersebut. Hal ini hanya bersifat temporer dan tidak rutin, hanya jika pimpinan sedang berkepentingan atau sedang tidak dapat menjawab telepon masuk tersebut.

3 Membuat Janji dengan Klien

Dikarenakan seorang sekretaris mengetahui jadwal pimpinan secara pasti, kewajiban sekretaris juga membuat janji pada klien atau relasi yang ingin melakukan pertemuan langsung dengan pimpinan perusahaan. Namun biasanya sekretaris akan menanyakan terlebih dahulu kepada pimpinan apakah bersedia melakukan pertemuan sebelum melakukan kesepakatan dengan klien.

4 Menjadi Notulen Rapat

Hal inilah yang mungkin membuat presentasi hubungan sekretaris dengan pimpinan menjadi lebih intens. Sering kali seorang pimpinan memiliki banyak urusan sehingga lupa mana yang harus didahulukan, maka dari itulah tugas seorang sekretaris harus merangkum hasil meeting dan melakukan pertimbangan serta masukan kepada pimpinan atas agenda mana yang harus didahulukan.

5 Perwakilan Meeting & Menjadi Relasi

Seringkali padatnya jadwal pimpinan mengharuskan seorang sekretaris untuk hadir dalam meeting menggantikan pimpinannya. Hal ini sudah menjadi hal yang lumrah dan biasa dilakukan oleh seorang sekretaris, bahkan selain menggantikan kehadiran pimpinan dalam acara meeting perusahaan, menjadi relasi untuk bertemu orang dari perusahaan lain juga menjadi tugas insidental sekretaris dalam sebuah perusahaan. Hal ini pula yang memberikan kesimpulan penampilan seorang sekretaris selalu tampil rapi dan elegan dikarenakan seorang sekretaris juga tidak tahu apabila akan ditunjuk untuk menggantikan meeting pimpinannya, oleh karena itu lebih baik berjaga jaga dengan selalu tampil rapi agar selalu siap apabila harus menggantikan kehadiran pimpinannya dalam meeting secara tiba tiba.

6 Menjaga Citra Perusahaan

Seorang sekretaris harus paham tentang tujuan sekretaris secara penuh yaitu selain memajukan perusahaan juga harus menjaga nama baik perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan ucapan selamat atau ucapan bela sungkawa pada perusahaan lain ketika ada hal hal mendadak diluar rencana seperti pernikahan dari direksi perusahaan lain ataupun kabar duka dari perusahaan lain. Sekretaris bertugas melakukan pemesanan kado ataupun bunga atas nama pimpinan dari perusahaannya.

A Tugas Sekretaris untuk Karyawan & Operasional Kantor

1 Menerima Surat

Seorang sekretaris harus menanyakan langsung kepada karyawan apabila ada surat masuk untuk perusahaan. Surat ini juga nantinya akan disampaikan kepada pimpinan apabila memang dianggap perlu dan menyangkut kepentingan perusahaan.

2 Melakukan Koordinasi

Tidak jarang seorang pimpinan memerintahkan secara tiba tiba kepada seluruh karyawan perusahaannya. Hal ini menjadi tugas rutin sekretaris untuk menyampaikan dan mengkoordinir langsung perintah pimpinan tersebut kepada seluruh staff dan karyawan perusahaan.

3 Mengurus Masalah Bank

Dalam sebuah perusahaan pastilah setiap harinya berurusan dengan bank dan pastinya transaksi tersebut tidak selalu berjalan dengan lancar. Ada kalanya tugas sekretaris dalam organisasi perusahaan turun tangan langsung mengurusi masalah ini. Hal ini terjadi jika memang ketika permasalahan bank tidak dapat diselesaikan oleh staff atau karyawan perusahaan.

4 Melakukan Koreksi

Evaluasi hasil kerja staff dan karyawan juga menjadi salah satu jobdesk sekretaris. Sekretaris memiliki wewenang untuk melakukan dan melaporkan hasil kerja staff dan karyawan perusahaan kepada pimpinan. Namun biasanya seorang sekretaris tidaklah bersifat tegas seperti halnya pimpinan, jadi rasa toleransi masih berlaku apabila memang karyawan tersebut tidak sering kali melakukan kesalahan. Hal ini menjadi tugas kreatif sekretaris untuk sedikit melakukan improvisasi tentang laporan kinerja staff perusahaan kepada pimpinan.

Demikian ulasan tentang Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Perusahaan. Perlu teman teman ketahui bahwa gaji sekretaris di perusahaan swasta yang dapat dikatakan selangit adalah memang merupakan hal yang wajar apabila melihat besarnya tugas yang harus ditanggung oleh seorang sekretaris. Gambar tugas rutin sekretaris diatas mungkin belum lengkap Dunia Kerja ulaskan pada tulisan ini, bahkan tidak menutup kemungkinan jika mungkin masih banyak lagi tugas selain tugas khusus sekretaris, tugas insidental dan tugas administratif sekretaris sekretaris yang merupakan syarat menjadi sekretaris perusahaan. Akhir kata terimakasih telah mengunjungi Dunia Kerja, semoga bermanfaat.

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Perusahaan | Setiawanaldilla | 4.5